Classificação e codificação de materiais é a forma de organizar o cadastro em grupos, subgrupos e famílias, para que cada item tenha um lugar previsível na base. É ela que permite responder perguntas simples de gestão, como quanto a empresa gasta com fixação ou quantos tipos de rolamento mantém em estoque. Sem essa estrutura, o cadastro funciona como uma lista solta, e cada relatório depende de alguém filtrar à mão.
Este texto explica como montar a estrutura, quais erros evitar e como aplicá-la numa base que já está em uso.
O que é classificação e codificação de materiais?
Classificação é agrupar materiais pelo que eles são; codificação é dar a cada grupo um código estável que o sistema e as pessoas reconhecem. Um parafuso sextavado M8 em aço inox entra em Fixação, depois em Parafusos, depois no tipo sextavado. Uma luva nitrílica entra em Equipamento de proteção, depois em Luvas.
No ERP, essa estrutura costuma aparecer em campos como grupo de mercadorias e hierarquia de produto. O nome do campo muda de sistema para sistema; a função é a mesma: dizer a que família o item pertence, de forma que relatório, busca e análise de compra enxerguem o conjunto.
Por que o cadastro sem estrutura custa caro?
Porque, sem grupo confiável, a empresa não enxerga o próprio gasto e não encontra o que já tem. O comprador que procura um rolamento e não acha o item cadastrado abre um novo, e nasce uma duplicidade. O gestor que quer negociar volume de fixação com um fornecedor não sabe quanto compra, porque os parafusos estão espalhados em grupos genéricos como "Diversos".
O grupo "Diversos" é o sintoma mais comum. Ele cresce porque é o caminho mais curto na hora de cadastrar, e em pouco tempo concentra uma parte relevante da base. Tudo que entra ali fica invisível para a análise.
Há também um efeito na qualidade da descrição. Quando a família está definida, fica claro quais atributos aquele item precisa ter, que é a base do padrão descritivo de materiais.
Como montar a estrutura de grupos e hierarquia?
Monta-se a estrutura de cima para baixo, com poucos níveis e critério único em cada nível, testando na base real antes de oficializar. Os passos que funcionam são estes:
- Levantar o que existe. Listar os grupos atuais e quantos itens há em cada um, inclusive os genéricos.
- Definir o critério de cada nível. O primeiro nível costuma ser a natureza do material (fixação, elétrico, hidráulico, proteção individual); o segundo, o tipo; o terceiro, a variação relevante para compra.
- Limitar a profundidade. Três ou quatro níveis bastam na maioria das indústrias. Estrutura profunda demais vira lugar onde ninguém sabe em que galho pendurar o item.
- Escrever a regra de inclusão. Cada grupo precisa de uma frase que diga o que entra e o que não entra. É isso que evita a discussão a cada cadastro novo.
- Testar com uma amostra. Classificar algumas centenas de itens reais e ver onde a regra falha antes de aplicar na base inteira.
- Fechar a porta do genérico. Grupos como "Diversos" ou "Outros" devem ser bloqueados para item novo, ou ao menos exigir justificativa.
Uma regra prática: se duas pessoas classificam o mesmo item em grupos diferentes, a regra de inclusão ainda está ambígua.
Qual a diferença entre classificação de materiais e classificação fiscal?
Classificação de materiais é a organização interna da empresa; classificação fiscal é o NCM, definido pela legislação e usado na nota fiscal. As duas olham o mesmo item com objetivos diferentes e não devem ser confundidas.
O grupo interno pode juntar itens por uso na manutenção, por exemplo, mesmo que tenham NCM diferentes. Já o NCM segue a Tabela de Incidência do IPI (TIPI) e as regras do Sistema Harmonizado, e com a reforma tributária passa a orientar o IBS e a CBS, conforme a Lei Complementar 214/2025. O texto sobre classificação fiscal de materiais trata essa segunda parte.
O ponto de contato entre as duas é útil: uma família bem definida ajuda a revisar o NCM em lote, porque itens do mesmo tipo tendem a cair em posições próximas da tabela.
Como aplicar a estrutura na base que já existe?
Aplica-se por família, começando pelos itens ativos e pelos grupos genéricos, sempre com o antes e o depois de cada mudança registrado. Reclassificar a base inteira de uma vez é arriscado, porque relatórios, contratos e regras do ERP podem depender dos grupos atuais.
A sequência mais segura é esta:
- Mapear os grupos antigos para os novos, com uma tabela de correspondência.
- Reclassificar primeiro os itens com compra recente e os que estão em grupos genéricos.
- Validar com Suprimentos e com quem usa os relatórios antes de cada carga.
- Registrar a alteração item a item, para que qualquer mudança possa ser explicada depois.
Durante a reclassificação aparecem duplicidades que estavam escondidas em grupos diferentes. Vale tratá-las no mesmo movimento, como mostra o texto sobre duplicidade de cadastro no ERP.
Como manter a estrutura depois de pronta?
Mantém-se a estrutura com dono, regra de inclusão escrita e revisão do que entra. Toda solicitação de item novo deve indicar a família, e a aprovação deve conferir se ela está certa.
De tempos em tempos, vale olhar os grupos que mais cresceram e os itens que entraram em grupos genéricos. Crescimento rápido de um grupo pode indicar falta de subdivisão; crescimento do genérico indica que a regra está sendo contornada.
Por onde começar na sua base?
Comece contando quantos itens estão em grupos genéricos e quantos grupos têm só um ou dois itens. Esses dois números mostram se a estrutura atual ajuda ou atrapalha.
A DataStruct faz essa leitura sem custo a partir de uma amostra da base: você recebe um diagnóstico com a situação dos grupos, das descrições e das duplicidades. Peça a análise da sua base e veja como a classificação e codificação de materiais está hoje.