O que é saneamento de duplicidades no cadastro?
É o trabalho de encontrar os registros que representam o mesmo item, escolher qual fica como registro mestre e encaminhar o que acontece com os outros: bloqueio, transferência de saldo, ajuste de pedidos abertos. Vale para materiais, produtos, clientes e fornecedores.
A duplicidade raramente é óbvia. "ROLAMENTO 6205 2RS" e "rolam. 6205-2RS" são o mesmo item, escrito por duas pessoas. Já "ROLAMENTO 6205 2RS" e "ROLAMENTO 6205 ZZ" parecem iguais e não são, porque a vedação muda. Por isso a comparação é feita pelos atributos técnicos, não pelo texto.
Quando a sua empresa precisa deste serviço?
Item duplicado faz a empresa comprar o que já tem em estoque e esconde saldo em códigos repetidos. Os sinais mais comuns:
- O ERP mostra estoque de um código e falta do outro, para o mesmo material.
- Fornecedor ou cliente cadastrado mais de uma vez, com histórico dividido.
- Inventário que não fecha.
- Busca que devolve vários itens parecidos e ninguém sabe qual usar.
Onde a duplicidade custa dinheiro?
O código repetido divide o que deveria estar junto. Os efeitos aparecem em áreas diferentes:
- Estoque: o saldo fica espalhado em dois códigos. O ERP aponta falta de um e sobra do outro, e o comprador pede o que já existe no almoxarifado.
- Compras: o mesmo item é comprado em pedidos separados, às vezes de fornecedores diferentes, e a negociação por volume se perde.
- Manutenção: o técnico procura a peça pelo código que conhece, não acha saldo e a máquina espera.
- Fiscal: cada código duplicado pode carregar um NCM diferente para o mesmo material. A partir de 2027, com a CBS cheia prevista na Lei Complementar 214/2025, a classificação passa a definir a alíquota.
- Parceiros: fornecedor cadastrado duas vezes tem histórico dividido e avaliação que não fecha.
Para quem é este serviço?
- Suprimentos e almoxarifado, que convivem com inventário que não fecha.
- Manutenção, que precisa achar a peça certa rápido.
- Fiscal e controladoria, que precisam de uma classificação por item, não por código.
- TI e equipe SAP, que preparam migração de ERP e não querem levar a sujeira junto.
O que você recebe?
- Lista de duplicidades confirmadas, com o critério de cada uma.
- Indicação do registro que fica e do que deve ser bloqueado.
- Antes e depois de cada caso, para a sua aprovação.
- Base sem duplicidade, pronta para carga no ERP.
Como fica o cadastro, antes e depois?
| Antes | Depois |
|---|---|
| MT-0098 PARAF SEXT M8 | MT-0098 PARAFUSO SEXTAVADO M8 |
| MT-0098 paraf m8 (dup) | registro mestre único |
| MT-3310 PRF M8 //// |
Como funciona?
- Análise sem custo. Você envia uma amostra da base em planilha e recebe um diagnóstico com os pontos críticos.
- Plano e padrão. Definimos com a sua equipe as famílias prioritárias e o padrão que será aplicado.
- Execução. Cada item é tratado com o antes, o depois e a justificativa técnica.
- Sua aprovação. Nada muda sem o aceite do responsável pelo dado na sua empresa.
- Entrega. A base sai pronta para carga no ERP que você usa, com o histórico de cada alteração.
Perguntas frequentes
Como vocês decidem que dois itens são o mesmo?
Pelos atributos técnicos, não só pelo texto. Diferença de grafia não separa itens; diferença de medida, material ou norma, sim.
O que acontece com o estoque do código duplicado?
A decisão é da sua empresa. Apresentamos o caso e o encaminhamento recomendado para estoque, pedidos abertos e histórico.
Vale para clientes e fornecedores?
Sim. O mesmo trabalho se aplica a parceiros de negócio, com CNPJ e dados cadastrais conferidos.
Saneamento de duplicidade e padronização são a mesma coisa?
Não. A padronização deixa a descrição de cada item no mesmo formato, e o saneamento decide quais registros são o mesmo item. Os dois caminham juntos: com a descrição padronizada fica mais fácil achar a duplicidade. Veja enriquecimento e padronização técnica.
Depois do saneamento, como evitar que a duplicidade volte?
Com um padrão descritivo por família, na criação de PDMs, e uma busca por duplicidade antes de cada criação, que é o papel da central de cadastros.
Dá para fazer antes de migrar de ERP?
É o melhor momento. Levar a base limpa evita carregar o problema para o sistema novo.